Voicemail einrichten und nutzen

Anrufbeantworter in FRANZFON aktivieren, eigene Begrüßung aufnehmen und Nachrichten abhören.

Was Voicemail in FRANZFON kann

FRANZFON hat einen integrierten Anrufbeantworter, der eingehende Anrufe entgegennimmt, wenn niemand abnimmt oder alle Mitarbeiter beschäftigt sind. Es gibt zwei Arten von Mailboxen:

• Firmen-Mailbox (zentral) - fängt Anrufe auf, die an die Hauptnummer gehen und nicht angenommen werden
• Persönliche Mailbox pro Mitarbeiter - für direkte Anrufe an die Nebenstelle

Pro Mailbox lässt sich aktuell eine Begrüßung hinterlegen, die bei jedem Anruf abgespielt wird.

Firmen-Mailbox verwalten (Admin)

Die zentrale Firmen-Mailbox erreichst du als Admin im Bereich “Voicemail”. Dort siehst du alle für die Firma eingegangenen Sprachnachrichten.

Eigene Begrüßung hochladen

Die Standard-Begrüßung ist eine generische Ansage. Du kannst eine eigene hochladen:

1. Im Bereich “Voicemail” auf “Begrüßung verwalten” klicken
2. Eine Audiodatei auswählen - unterstützt werden WAV, MP3, OGG und M4A
3. Die Datei wird automatisch ins benötigte Asterisk-Format konvertiert (8 kHz, mono, 16-bit WAV) - du musst dich nicht um Codec-Details kümmern

Sobald die Datei hochgeladen ist, wird sie ab dem nächsten Anruf abgespielt.

Nachrichten abhören

Im Voicemail-Bereich siehst du alle Nachrichten in einer Liste:

• Datum und Uhrzeit
• Anrufer-Rufnummer (Caller-ID)
• Dauer
• Status (neu / gehört)

Mit einem Klick auf die Wiedergabe-Schaltfläche hörst du die Nachricht direkt im Browser ab. Über die Aktionen kannst du Nachrichten als gehört markieren oder löschen.

Transkription (optional)

Wenn die Whisper-Transkription auf der Anlage aktiviert ist, kannst du Sprachnachrichten in Text umwandeln lassen. Das passiert lokal auf der Anlage - keine Daten verlassen das Gerät. Die Transkription erscheint unter der jeweiligen Nachricht.

Den Schalter dafür findest du in den Einstellungen unter “Voicemail”.

Persönliche Mailbox (Mitarbeiter)

Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Mailbox, erreichbar über den eigenen Voicemail-Bereich nach Login. Funktionsumfang ist identisch zur Firmen-Mailbox:

• Nachrichten anhören, als gehört markieren, löschen
• Eigene Begrüßung hochladen (WAV/MP3/OGG/M4A)
• Optional Transkription anfordern

Wann ein Anruf in der Voicemail landet

Standardverhalten: Wenn niemand das Telefon abnimmt, landet der Anruf nach einer einstellbaren Klingelzeit in der Voicemail. Die Klingelzeit konfigurierst du in den allgemeinen Einstellungen.

Voicemail wird auch dann ausgelöst, wenn:

• alle Mitarbeiter besetzt sind
• eine Rufweiterleitung mit Ziel “Voicemail” konfiguriert ist
• die Geschäftszeiten überschritten sind und der Schließ-Modus auf “Voicemail” steht

E-Mail-Benachrichtigung

Im Detail-Dialog der Mailbox-Einstellungen kannst du eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Wenn eine neue Nachricht eingeht, schickt FRANZFON automatisch eine Benachrichtigung - wahlweise mit der Audiodatei als Anhang.

Voraussetzung ist ein konfigurierter SMTP-Server in den Anlagen-Einstellungen.

Aufbewahrung und Backup

Voicemail-Nachrichten liegen direkt auf der TK-Anlage. Für eine vollständige Sicherung empfehlen wir Proxmox-Backups der gesamten VM - damit werden Voicemails automatisch mitgesichert. Alternativ kannst du im FRANZFON-Dashboard unter “Backup” ein Anwendungs-Backup erstellen und die Option “Voicemail einschließen” aktivieren. Details im Artikel Backup einrichten und wiederherstellen.

Zuletzt aktualisiert: 15. April 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel