Voicemail einrichten und nutzen

Anrufbeantworter in FRANZFON aktivieren, eigene Begrüßung aufnehmen und Nachrichten abhören.

Was Voicemail in FRANZFON kann

FRANZFON hat einen integrierten Anrufbeantworter, der eingehende Anrufe entgegennimmt, wenn niemand abnimmt oder alle Mitarbeiter beschäftigt sind.

FRANZFON arbeitet bewusst mit einer zentralen Mailbox. Sie wird beim ersten Start der Anlage automatisch auf der Standard-Extension 200 angelegt und ist dann sofort einsatzbereit.

Persönliche Mailboxen pro Mitarbeiter gibt es bewusst nicht. Für die Zielgruppe von FRANZFON (Kleinbetriebe mit FritzBox, eine Handvoll Mitarbeiter) ist eine zentrale Anlaufstelle praktikabler als mehrere parallele Postkästen.

Für die zentrale Mailbox lässt sich eine eigene Begrüßung hinterlegen, die bei jedem Anruf abgespielt wird.

Zentrale Mailbox verwalten (Admin)

Die zentrale Mailbox erreichst du als Admin im Bereich “Voicemail”. Dort siehst du alle eingegangenen Sprachnachrichten.

Eigene Begrüßung hochladen

Die Standard-Begrüßung ist eine generische Ansage. Du kannst eine eigene hochladen:

  1. Im Bereich “Voicemail” auf “Begrüßung verwalten” klicken
  2. Eine Audiodatei auswählen - unterstützt werden WAV, MP3, OGG und M4A
  3. Die Datei wird automatisch ins benötigte Asterisk-Format konvertiert (8 kHz, mono, 16-bit WAV) - du musst dich nicht um Codec-Details kümmern

Sobald die Datei hochgeladen ist, wird sie ab dem nächsten Anruf abgespielt.

Nachrichten abhören

Im Voicemail-Bereich siehst du alle Nachrichten in einer Liste:

  • Datum und Uhrzeit
  • Anrufer-Rufnummer (Caller-ID)
  • Dauer
  • Status (neu / gehört)

Mit einem Klick auf die Wiedergabe-Schaltfläche hörst du die Nachricht direkt im Browser ab. Über die Aktionen kannst du Nachrichten als gehört markieren oder löschen.

Transkription (optional)

Wenn die Whisper-Transkription auf der Anlage aktiviert ist, kannst du Sprachnachrichten in Text umwandeln lassen. Das passiert lokal auf der Anlage - keine Daten verlassen das Gerät. Die Transkription erscheint unter der jeweiligen Nachricht.

Den Schalter dafür findest du in den Einstellungen unter “Voicemail”.

Mitarbeiter-Erreichbarkeit ohne persönliche Mailbox

Wenn ein einzelner Mitarbeiter erreichbar bleiben soll, obwohl er gerade nicht am Platz ist, sind dafür andere Wege vorgesehen:

  • Rufgruppe im Anrufweg-Editor: der Anruf klingelt bei mehreren Mitarbeitern gleichzeitig
  • Externe Nummer als Anrufweg-Aktion: der Anruf wird auf eine externe Nummer (zum Beispiel ein Handy) weitergeleitet
  • Persönliche Rufweiterleitung pro Mitarbeiter: in dessen eigenen Einstellungen, siehe Rufweiterleitung einrichten

Erst wenn keiner dieser Wege greift, landet der Anruf in der zentralen Mailbox.

Wann ein Anruf in der Voicemail landet

Standardverhalten: Wenn niemand das Telefon abnimmt, landet der Anruf nach einer einstellbaren Klingelzeit in der Voicemail. Die Klingelzeit konfigurierst du in den allgemeinen Einstellungen.

Voicemail wird auch dann ausgelöst, wenn:

  • alle Mitarbeiter besetzt sind
  • eine Rufweiterleitung mit Ziel “Voicemail” konfiguriert ist
  • die Geschäftszeiten überschritten sind und der Schließ-Modus auf “Voicemail” steht

Interne Anrufe landen nicht in der Voicemail

Rufst du eine Kollegin oder einen Kollegen intern über die Nebenstelle an, gilt die zentrale Mailbox nicht. Ist die Nebenstelle nicht erreichbar, hörst du ab Update 1.5.2 die Ansage „Zur Zeit kann niemand Ihren Anruf entgegennehmen”, danach wird der Anruf beendet. Vorher wurde ohne Ansage aufgelegt. Wer einen Rückruf möchte, nutzt den Chat oder ruft später erneut an.

Anrufbeantworter ausschalten

Ab Update 1.5.4 kannst du den Anrufbeantworter als Ganzes ausschalten, ohne die Einrichtung zu verlieren. Öffne als Administrator die Seite Voicemail, klappe Einstellungen auf und stelle den Schalter Anrufbeantworter oben aus. Der Schalter wirkt sofort, ein Speichern ist nicht nötig.

Ausgeschaltet gilt für alle Wege, die sonst in einer Mailbox landen würden, also Anrufweg, Anruf-Filter, Abwesenheitsprofile und Menüziele: Wer nicht durchkommt, hört eine kurze Ansage, danach endet der Anruf. Es wird nichts aufgenommen, es geht keine E-Mail raus. Bereits vorhandene Nachrichten, Ansagen und Einstellungen bleiben erhalten. Oben auf der Seite erinnert ein Hinweis daran, dass der Anrufbeantworter aus ist; mit demselben Schalter schaltest du ihn jederzeit wieder ein.

E-Mail-Benachrichtigung

Im Detail-Dialog der Mailbox-Einstellungen kannst du eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen, mehrere durch Semikolon getrennt, zum Beispiel zentrale@firma.de; empfang@firma.de (ab Update 1.5.3). Wenn eine neue Nachricht eingeht, schickt FRANZFON automatisch an jede Adresse eine Benachrichtigung - wahlweise mit der Audiodatei als Anhang.

Voraussetzung ist ein konfigurierter SMTP-Server in den Anlagen-Einstellungen.

Aufbewahrung und Backup

Voicemail-Nachrichten liegen direkt auf der TK-Anlage. Für eine vollständige Sicherung empfehlen wir Proxmox-Backups der gesamten VM - damit werden Voicemails automatisch mitgesichert. Alternativ kannst du im FRANZFON-Dashboard unter “Backup” ein Anwendungs-Backup erstellen und die Option “Voicemail einschließen” aktivieren. Details im Artikel Backup einrichten und wiederherstellen.

Zuletzt aktualisiert: · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel

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