Urlaubsverwaltung einrichten und nutzen

Urlaub beantragen und genehmigen, Urlaubskonten führen und Verfallshinweise rechtssicher dokumentieren, direkt in FRANZFON.

Mit der Urlaubsverwaltung beantragen deine Mitarbeiter ihren Urlaub direkt in FRANZFON, der zuständige Vorgesetzte oder die Personalverwaltung entscheidet, und das Urlaubskonto rechnet automatisch mit. Dazu verschickt die Anlage die Hinweise auf drohenden Urlaubsverfall und dokumentiert den Versand, ein Punkt, der seit der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts für jeden Arbeitgeber wichtig ist: Urlaub verfällt nur, wenn du deine Mitarbeiter nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen.

Voraussetzungen

Die Urlaubsverwaltung lässt sich erst einschalten, wenn vier Dinge eingerichtet sind. Die Aktivierungsseite nennt dir jeden fehlenden Punkt konkret.

• Ein Benutzer mit der Rolle Personal. Er ist der feste Ansprechpartner für Entscheidungen und Konten.
• Der E-Mail-Versand deiner Anlage, damit Anträge und Hinweise zugestellt werden können.
• Das Bundesland für die Feiertagsberechnung. Zusätzliche örtliche Feiertage kannst du als eigene freie Tage ergänzen.
• Je Mitarbeiter das Eintrittsdatum in der Personalakte, ein bestätigtes Arbeitszeitmodell mit den tatsächlichen Wochentagen und ein bestätigter Eröffnungsstand, also bereits genommener Urlaub und Übertrag aus dem Vorjahr. Für neue Mitarbeiter genügt ein Klick auf Null.

Urlaub beantragen

Mitarbeiter finden den Punkt Urlaub in ihrem Bereich. Antrag stellen heißt: Zeitraum wählen, auf Wunsch halbe Tage am ersten oder letzten Tag, optional eine Notiz, absenden. Über + Weiteren Zeitraum hinzufügen lassen sich mehrere Zeiträume in einem Rutsch beantragen, etwa Brückentage übers Jahr verteilt. Jeder Zeitraum wird dabei ein eigener Antrag, sodass die erste Woche genehmigt und die zweite abgelehnt werden kann. Die Karte oben zeigt jederzeit den aktuellen Stand: Anspruch, Übertrag, genommene Tage und Rest. Wochenenden, Feiertage und Tage, an denen laut Arbeitszeitmodell nicht gearbeitet wird, zählen dabei nicht als Urlaubstage.

Jahresübersicht

Der Reiter Jahresübersicht zeigt zwölf Monatskalender mit allen eigenen Abwesenheiten auf einen Blick: UR für genehmigten Urlaub, BA für beantragte Zeiträume, KR für Krankheit, FT für Feiertage mit dem Namen beim Draufzeigen. Über die Jahresauswahl blätterst du in andere Jahre, auch zurück. Abgelehnte Anträge erscheinen bewusst nicht im Kalender, denn an diesen Tagen bist du anwesend; die Ablehnung samt Begründung steht in deiner Antragsliste.

Entscheiden

Der Antrag geht an den in der Personalakte hinterlegten Vorgesetzten, sonst an die Personalverwaltung, per E-Mail und im Reiter Zu entscheiden. Niemand kann den eigenen Antrag selbst genehmigen, und der technische Administrator der Anlage entscheidet grundsätzlich nicht über Urlaub. Bei Ablehnung erhält der Mitarbeiter die Begründung, per E-Mail und sichtbar in seiner Antragsliste. Ein genehmigter Urlaub lässt sich mit Begründung stornieren, die Tage fließen dann auf das Konto zurück.

Krankheit im Urlaub

Wird ein Mitarbeiter im Urlaub krank und liegt eine ärztliche Bescheinigung vor, trägt die Personalverwaltung die Krankheit mit dem Haken für die AU-Bescheinigung ein. Die betroffenen Urlaubstage werden dem Konto automatisch wieder gutgeschrieben, wie es das Bundesurlaubsgesetz vorsieht. Ohne Bescheinigung bleibt der Urlaub belastet, darauf weist die Anlage hin. Krankheitsdaten sieht ausschließlich die Rolle Personal.

Verfall und Übertrag

Resturlaub wandert zum Jahreswechsel automatisch als Übertrag ins neue Jahr, nichts verschwindet von selbst. Die Anlage verschickt Anfang Januar und Anfang Oktober die Hinweise mit Resttagen und Verfallsdatum und bewahrt jeden Versand mit Nachweis auf. Ob übertragener Urlaub zum 31. März tatsächlich verfällt, entscheidet die Personalverwaltung mit einem bestätigenden Klick samt Begründung. Ohne diese Bestätigung bleibt der Anspruch bestehen, das ist die rechtlich sichere Seite.

Gut zu wissen

• Alle Kontobewegungen sind unveränderlich protokolliert: Eröffnung, Korrekturen, bestätigter Verfall, jede Entscheidung. Die Personalverwaltung sieht diesen Kontoverlauf im Reiter Konten und Verfall: Mitarbeiter auswählen, darunter stehen Kontostand, Korrektur, Verfallsprüfung und die vollständige Historie.
• Neue Anträge erscheinen für die Personalverwaltung ganz oben im Reiter Verwaltung unter Offene Anträge, mit direkten Knöpfen zum Genehmigen und Ablehnen. Der zuständige Vorgesetzte findet sie zusätzlich im Reiter Zu entscheiden seines eigenen Urlaubsbereichs.
• Ändert sich später die Berechnungsgrundlage, etwa das Bundesland oder ein Arbeitszeitmodell, schreibt die Anlage bereits genehmigte Buchungen nicht still um. Sie zeigt die Abweichung an, und die Personalverwaltung bestätigt die Neuberechnung.

Zuletzt aktualisiert: 19. August 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel