Eigene Voicemail-Ansage außerhalb der Geschäftszeiten

Wie ein Administrator eine zweite Begrüßungsansage hinterlegt, die FRANZFON außerhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen statt der normalen Ansage abspielt.

FRANZFON kann zwei verschiedene Begrüßungsansagen für die Voicemail abspielen: eine während der Geschäftszeiten und eine zweite außerhalb. So hören Anrufer am Abend, am Wochenende oder an Feiertagen zum Beispiel „Unser Büro ist derzeit geschlossen, hinterlassen Sie uns gern eine Nachricht”, während sie tagsüber die normale Ansage hören. Diese Anleitung richtet sich an Administratoren.

Voraussetzung: Geschäftszeiten aktivieren

Die zweite Ansage greift nur, wenn die Geschäftszeiten eingeschaltet sind. FRANZFON entscheidet anhand der Geschäftszeiten, ob ein Anruf „innerhalb” oder „außerhalb” liegt. Ist außerdem ein Feiertag eingetragen, gilt dieser Tag als außerhalb.

Du findest die Geschäftszeiten in der Weboberfläche unter Anrufweg. Trage dort deine Öffnungszeiten pro Wochentag ein und schalte die Geschäftszeiten aktiv. Ohne aktive Geschäftszeiten gibt es kein „außerhalb”, und FRANZFON spielt immer die normale Ansage.

Zweite Ansage hinterlegen

1. Öffne in der Weboberfläche die Seite Voicemail.
2. Klappe oben die Einstellungen auf.
3. Du siehst zwei Ansage-Felder: Begrüßungsansage (die normale) und Ansage außerhalb der Geschäftszeiten.
4. Klicke beim Feld Ansage außerhalb der Geschäftszeiten auf Datei hochladen und wähle deine Audiodatei aus.

Gängige Audioformate werden angenommen und automatisch ins passende Format umgewandelt. Nach dem Hochladen kannst du die Ansage mit Anhören prüfen oder mit Löschen wieder entfernen.

Was wann abgespielt wird

• Innerhalb der Geschäftszeiten: die normale Begrüßungsansage. Hast du dort keine eigene Ansage hinterlegt, nutzt FRANZFON die mitgelieferte Standard-Ansage.
• Außerhalb der Geschäftszeiten oder an einem Feiertag: die zweite Ansage, sofern hinterlegt. Ist keine zweite Ansage hinterlegt, bleibt es bei der normalen Ansage.

Das Verhalten ändert nur, welche Ansage der Anrufer hört. Wohin der Anruf läuft (klingeln, Voicemail) bleibt unverändert.

Tipp zum Text

Halte die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten kurz und sag klar, dass gerade niemand erreichbar ist und wann ihr wieder da seid. Zum Beispiel: „Guten Tag, Sie erreichen die Musterfirma. Außerhalb unserer Geschäftszeiten können wir Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Hinterlassen Sie uns nach dem Signalton gern Ihren Namen und Ihr Anliegen, wir melden uns am nächsten Werktag bei Ihnen.”

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Zuletzt aktualisiert: 29. Juni 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel