Rückrufe: verpasste Anrufe im Team abarbeiten

Die gemeinsame Rückrufliste von FRANZFON sammelt jeden verpassten Anruf, fasst Wiederholungen zusammen und hakt Rückrufe automatisch ab. In der Weboberfläche und in den Apps.

Mit FRANZFON Pro oder einer gültigen Testphase landet jeder Anruf von außen, den niemand angenommen hat, als Rückruf in einer gemeinsamen Liste. Dort bleibt er, bis jemand zurückgerufen hat. So rutscht kein verpasster Anruf durch, und niemand ruft doppelt an.

Wann entsteht ein Rückruf?

• Ein Anruf hat geklingelt, aber niemand hat abgenommen.
• Jemand hat außerhalb der Geschäftszeiten angerufen.
• Der Anrufer hat eine Nachricht auf der Voicemail hinterlassen.
• Der Anrufer hat aufgelegt, bevor jemand abnehmen konnte.

Keinen Rückruf gibt es bei internen Anrufen, bei Faxen, bei Nummern aus dem Anruf-Filter und bei Anrufen, die ein Kollege angenommen hat.

Ruft dieselbe Nummer mehrmals an, bleibt es ein Rückruf mit Zähler, zum Beispiel „3 Anrufe, zuletzt 14:32“. Anonyme Anrufer stehen einzeln in der Liste, mit dem Hinweis, dass kein Rückruf möglich ist.

Wo finde ich die Liste?

• Weboberfläche: im Menü unter Rückrufe. Die Zahl daneben zeigt die offenen Rückrufe.
• Handy-App: im Verlauf über den Umschalter Anrufe | Rückrufe.
• Desktop-App: im Reiter Rückrufe zwischen Verlauf und Voicemail.

Die Liste aktualisiert sich von selbst, du musst nichts neu laden.

Wer sieht welche Rückrufe?

• Du siehst Rückrufe der Anrufe, bei denen dein Telefon geklingelt hat, und die deiner Rufgruppen.
• Anrufe auf deine persönliche Durchwahl sehen nur du und der Administrator.
• Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten, bei denen kein Telefon geklingelt hat, sehen alle.
• Der Administrator sieht alle Rückrufe.

Automatisch erledigt

Ein Rückruf ist automatisch erledigt, sobald

• jemand aus deinem Team die Nummer anruft und der Kunde abnimmt, oder
• der Kunde noch einmal anruft und jemand annimmt.

In der Liste steht dann, wer ihn erledigt hat, wann und wie. Ruft jemand zurück und der Kunde nimmt nicht ab (mindestens 5 Sekunden Klingeln), zählt das als Versuch, und der Rückruf bleibt offen.

Wichtig: FRANZFON erkennt nur Anrufe, die über FRANZFON laufen. Rufst du mit einem Telefon zurück, das direkt an der FRITZ!Box hängt, weiß FRANZFON davon nichts. Markiere den Rückruf dann mit dem Button Erledigt von Hand.

Übernehmen, Erledigt, Notiz

• Übernehmen: Du zeigst deinen Kollegen, dass du dich darum kümmerst. Ein Rückruf, den schon jemand übernommen hat, kann nur der Administrator neu vergeben.
• Erledigt: Hake einen Rückruf von Hand ab, zum Beispiel wenn du per Mail geantwortet hast. Eine kurze Notiz ist möglich. Mit Wieder öffnen holst du ihn zurück.
• Notiz: Halte fest, was besprochen wurde. Deine Kollegen sehen die Notiz.

Hat ein Kollege den Rückruf gerade geändert, zeigt FRANZFON dir den aktuellen Stand, statt deine Änderung darüberzuschreiben.

Warnung vor doppeltem Rückruf

Willst du eine Nummer anrufen, die ein Kollege gerade übernommen hat oder vor weniger als 10 Minuten erledigt hat, weist FRANZFON dich vorher darauf hin, zum Beispiel „Wird gerade von Anna bearbeitet“. Mit Trotzdem anrufen wählst du wie gewohnt.

Voicemail im Rückruf

Hat der Anrufer eine Nachricht hinterlassen, kannst du sie direkt im Rückruf abspielen und die Abschrift lesen. Es gelten dieselben Rechte wie auf der Voicemail-Seite.

Aufbewahrung

Erledigte Rückrufe löscht FRANZFON samt Notizen nach 90 Tagen. Der Administrator stellt die Frist auf der Seite Aufnahmen ein, dort, wo auch die Löschfrist der Aufnahmen steht. Auch „nie löschen“ ist möglich.

Im kostenlosen Tarif und nach dem Ende von Pro

Die Rückrufliste gehört zu FRANZFON Pro. Im kostenlosen Tarif siehst du die Seite Rückrufe mit einem Hinweis auf Pro, die Anrufliste und der Zähler verpasster Anrufe bleiben wie gewohnt.

Endet Pro oder die Testphase, entstehen keine neuen Rückrufe mehr. Die vorhandenen bleiben bis zur Löschfrist gespeichert, sind aber nicht mehr sichtbar. In den Apps verschwindet der Bereich. Buchst du Pro wieder, ist alles wieder da.

Nach dem Update

Rückrufe entstehen ab dem Einspielen des Updates. Ältere verpasste Anrufe findest du wie bisher in der Anrufliste.

Für Automationen und KI

Rückrufe gibt es auch über die FRANZFON-API (Rechte „Rückrufe lesen“ und „Rückrufe bearbeiten“ unter System > API-Zugänge), als Werkzeuge für KI-Assistenten und als Anruf-Webhook-Ereignisse. Mehr dazu unter KI und CRM mit FRANZFON verbinden.

Zuletzt aktualisiert: 02. Oktober 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel