Aktion außerhalb der Geschäftszeiten festlegen
Wähle, was mit Anrufen passiert, die außerhalb deiner Geschäftszeiten oder an Feiertagen reinkommen: Mailbox, andere Rufgruppe, externe Nummer oder Auflegen.
Was ist die Außerhalb-Aktion?
Wenn du Geschäftszeiten festgelegt hast oder einen Tag in der Feiertagsliste führst, braucht die Anlage eine Antwort auf die Frage: was passiert mit einem Anrufer, der genau dann anruft? Die Außerhalb-Aktion ist diese Antwort.
Sie greift in zwei Fällen:
- Eingehender Anruf außerhalb der eingestellten Geschäftszeiten
- Eingehender Anruf an einem Tag, der in der Feiertagsliste steht
In beiden Fällen klingelt die Standard-Rufgruppe nicht. Stattdessen passiert direkt, was du hier wählst.
Wo richte ich die Aktion ein?
Dashboard, links “Anrufweg” anklicken, Tab “Zeiten”. Direkt unter der Karte “Geschäftszeiten” findest du die Karte “Außerhalb der Geschäftszeiten”.
Vier Optionen zur Auswahl
| Auswahl | Was der Anrufer erlebt |
|---|---|
| Auf Voicemail aufnehmen | Mailbox-Ansage und Aufnahme einer Nachricht |
| An eine andere Rufgruppe weiterleiten | Die gewählten Mitarbeiter klingeln |
| An externe Nummer weiterleiten | Anlage verbindet zur externen Nummer |
| Anruf einfach beenden | Verbindung wird sofort getrennt |
Du wählst eine der vier Optionen über die Radio-Buttons und füllst je nach Auswahl ein zusätzliches Feld aus.
Auf Voicemail aufnehmen
Das ist die Standard-Einstellung. Anrufer hören die Standard-Mailbox-Ansage und können eine Nachricht hinterlassen. Die Nachrichten landen in der zentralen Mailbox. Mehr dazu im Artikel Voicemail abrufen.
An eine andere Rufgruppe weiterleiten
Wähle eine Rufgruppe aus der Liste. Alle Mitglieder dieser Gruppe klingeln parallel. Diese Option ist nützlich, wenn ihr außerhalb der regulären Zeiten einen Bereitschaftsdienst oder ein Notdienst-Team habt, das anders zusammen- gesetzt ist als die Tag-Mannschaft.
Wenn die gewünschte Rufgruppe noch nicht existiert, kannst du sie direkt aus dem Dropdown anlegen: Klick auf ”+ Neue Rufgruppe” rechts neben dem Auswahl- Feld. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem du Name und Beschreibung einträgst. Die Mitglieder pflegst du danach im Bereich Rufgruppen ein (siehe Rufgruppen verwalten).
Falls in der Außerhalb-Rufgruppe niemand abnimmt, geht der Anruf nach 25 Sekunden in die Mailbox.
An externe Nummer weiterleiten
Trage eine Telefonnummer ein, zum Beispiel ein Mobiltelefon des Bereitschaftsdienstes. Die Nummer muss mindestens fünf Ziffern haben, sonst lehnt die Anlage das Speichern ab.
Die Weiterleitung läuft über einen der FritzBox-Trunks. Wenn alle Trunks belegt sind, scheitert die Weiterleitung. Der Anrufer hört dann ein Besetztzeichen.
Format: am sichersten ist die deutsche Form ohne Ländercode, etwa
017012345678. Andere übliche Formate funktionieren auch.
Anruf einfach beenden
Die Anlage nimmt den Anruf zwar an, beendet ihn aber sofort wieder. Der Anrufer hört entweder gar nichts oder das Besetztzeichen seines Providers. Diese Option ist selten sinnvoll, kann aber für Marketing-Hotlines oder Test-Anlagen passen, die außerhalb der Zeit gar nicht zugänglich sein sollen.
Was passiert nach dem Speichern?
Nach Klick auf “Speichern” greift die neue Aktion ab dem nächsten eingehenden Anruf. Bestehende Telefonate sind nicht betroffen.
Stolperfallen
Sprachmenü überschreibt die Außerhalb-Aktion. Wenn du im Tab “Sprachmenü” ein Menü aktiviert hast, ignoriert die Anlage die Außerhalb-Aktion komplett. Anrufer landen dann immer im Menü, auch nachts. Wenn du gemischtes Verhalten willst (Menü tagsüber, Mailbox nachts), brauchst du das aktuell als manuelle Schalt-Aktion. Eine integrierte Lösung dafür ist auf der Roadmap.
Externe Weiterleitung kostet Telefonkosten. Wenn die externe Nummer ein Mobilfunkanschluss oder ein Auslandsanschluss ist, fallen für jeden weitergeleiteten Anruf Gesprächsgebühren bei deinem Anbieter an. Die Anlage selbst kostet nichts extra.
Rufgruppe ohne Mitglieder. Wenn du eine Rufgruppe wählst, die noch keine Mitglieder hat, klingelt niemand und der Anruf landet sofort in der Mailbox. Prüfe vor dem Aktivieren, dass die Außerhalb-Rufgruppe mindestens ein Mitglied hat.
Wie sehe ich, dass die Aktion greift?
Anruf an die Hauptnummer außerhalb der Geschäftszeiten oder an einem hinterlegten Feiertag. Der gewählte Pfad sollte sofort ausgelöst werden, ohne dass die Standard-Rufgruppe vorher klingelt.
Zuletzt aktualisiert: · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel
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