Notdienst-Bypass: nachts erreichbar bleiben

Mit dem Notdienst-Bypass kann ein Anrufer auch außerhalb der Geschäftszeiten mit einer Taste direkt zu deinem Bereitschafts-Handy durchgestellt werden.

Wofür ist der Notdienst-Bypass gedacht?

Du willst außerhalb der Geschäftszeiten nicht ständig erreichbar sein, aber wenn jemand wirklich dringend etwas braucht, soll er trotzdem durchkommen. Genau dafür ist der Notdienst-Bypass.

So funktioniert es aus Sicht des Anrufers:

1. Anrufer ruft außerhalb der Geschäftszeiten an
2. Er hört eine kurze Ansage, zum Beispiel “Wir sind aktuell nicht im Büro. Für einen Notfall drücken Sie bitte die 9, sonst hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton.”
3. Drückt er innerhalb der nächsten Sekunden die 9, wird er sofort zum Bereitschafts-Handy durchgestellt
4. Drückt er nichts, läuft der Anruf normal weiter und landet in der regulären Außerhalb-Aktion (meist Mailbox)

Wann brauchst du den Bypass?

• Handwerksbetriebe mit echtem Bereitschaftsdienst
• Arztpraxen mit Notdienst-Vertretung
• IT-Dienstleister mit 24/7-Vertrag für ausgewählte Kunden

Wenn du gar keine Bereitschaft hast, brauchst du den Bypass nicht. Dann genügt die Außerhalb-Aktion mit Mailbox.

Wo richte ich den Bypass ein?

Dashboard, links “Anrufweg” anklicken, Tab “Sprachmenü”. Unter der Karte “Sprachmenü” findest du die Karte “Notdienst-Bypass”.

Schritt für Schritt

1. Aktivieren: Setze den Haken bei “Notdienst-Bypass aktivieren”.
2. Taste wählen: Im Dropdown legst du fest, welche Taste den Bypass auslöst. Standard ist die 9, du kannst aber jede Ziffer, den Stern oder die Raute wählen.
3. Nummer eintragen: Trage die Telefonnummer des Bereitschafts-Handys ein. Beispiel: 017012345678.
4. Ansage wählen: Wähle im Dropdown “Ansage” eine deiner hochgeladenen Sound-Dateien aus. In der Ansage solltest du den Hinweis auf die Taste geben, sonst weiß der Anrufer nicht, dass er sie drücken kann.
5. Unten auf der Seite “Speichern” klicken.

Welche Ansage hörst du dem Anrufer auf?

Die Ansage sollte zwei Dinge klar machen:

• Es ist gerade keine Geschäftszeit
• Es gibt eine Notdienst-Taste, und wie sie heißt

Beispiel-Text für die Aufnahme:

“Sie haben außerhalb unserer Geschäftszeiten angerufen. Wir sind Mo-Fr 8 bis 17 Uhr erreichbar. Im Notfall drücken Sie bitte jetzt die 9, dann verbinden wir Sie direkt mit unserem Bereitschafts-Dienst. Andernfalls hinterlassen Sie bitte eine Nachricht nach dem Signalton.”

Den Text musst du als Audio-Datei selbst aufnehmen und unter Ansagen hochladen (siehe Ansagen verwalten). Ein professionell gesprochener Text wirkt deutlich freundlicher als eine maschinelle Stimme.

Wie lange hat der Anrufer Zeit, die Taste zu drücken?

Nach Ende der Ansage hört der Anrufer ein kurzes Signal und hat dann acht Sekunden Zeit, die Bypass-Taste zu drücken. Drückt er rechtzeitig, wird sofort verbunden. Drückt er nichts oder zu spät, läuft der Anruf in die normale Außerhalb-Aktion (Mailbox oder was du dort eingestellt hast).

Diese Reaktionszeit ist bewusst nicht zu kurz gewählt, damit auch ältere Anrufer oder Anrufer, die das Menü zum ersten Mal hören, sie schaffen.

Verhältnis zu Geschäftszeiten und Außerhalb-Aktion

Der Bypass läuft direkt vor der Außerhalb-Aktion. Wer die Taste drückt, geht zur Notdienst-Nummer. Wer wartet, kriegt das, was du als Außerhalb-Aktion eingestellt hast (meistens Mailbox).

Während der Geschäftszeiten passiert mit dem Bypass nichts. Der Anrufer hört keine Ansage, die Telefone der Standard-Rufgruppe klingeln wie gewohnt. Der Bypass schläft tagsüber und greift nur nachts und an Feiertagen.

Verhältnis zum Sprachmenü

Wenn du im Tab Sprachmenü ein DTMF-Menü aktiviert hast, übernimmt das Menü die komplette Anruf-Steuerung. Der Notdienst-Bypass wird dann ignoriert.

Wenn du beides gleichzeitig haben willst, baue den Notdienst als reguläre Option ins Sprachmenü ein. Zum Beispiel:

Damit hast du innerhalb des Menüs eine Notdienst-Option, die rund um die Uhr funktioniert. Mehr im Artikel Sprachmenü einrichten.

Stolperfallen

Anrufer weiß nicht, dass es eine Taste gibt. Wenn deine Ansage die Taste nicht erwähnt, drückt niemand. Sag in der Ansage immer klar “drücken Sie die [Ziffer]”.

Externe Nummer kostet Telefongebühren. Jeder Anruf, der über den Bypass zum Bereitschafts-Handy geht, läuft als ausgehender Anruf über deine FritzBox. Bei Mobil-Nummern fallen normale Gesprächsgebühren an.

Bereitschafts-Handy ausgeschaltet. Wenn das Bereitschafts-Handy aus ist oder die Mailbox nimmt nach kurzer Zeit ab, landet der Anrufer in dieser fremden Mailbox, nicht in deiner Anlagen-Mailbox. Das ist meist nicht gewollt. Stell sicher, dass das Bereitschafts-Handy entweder durchklingelt oder eine Mailbox-Ansage hat, die zur Notfall-Situation passt.

Ohne Ansage geht es nicht sauber. Lade vor dem Aktivieren eine Ansage hoch. Ohne Ansage spielt die Anlage eine Standard-Test-Ansage in englischer Sprache, das wirkt unprofessionell.

Wie teste ich den Bypass?

Erstmal Geschäftszeiten so legen, dass aktuell “außerhalb” gilt (zum Beispiel heute komplett deaktivieren). Dann mit dem Handy die Hauptnummer anrufen, Ansage abwarten, Bypass-Taste drücken und schauen, ob das Bereitschafts-Handy klingelt. Nach dem Test die Geschäftszeiten wieder zurücksetzen.

Zuletzt aktualisiert: 25. Mai 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel