Gesprächsaufzeichnung einrichten und aktivieren

Wie ein Administrator die Gesprächsaufzeichnung mit KI-Protokoll aktiviert, die Einwilligung einstellt und festlegt, wer aufzeichnen darf.

Mit der Gesprächsaufzeichnung kann deine FRANZFON-Anlage Telefonate aufzeichnen und daraus automatisch ein Protokoll erstellen: eine Mitschrift und eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und offenen Aufgaben. Das Protokoll wird per E-Mail zugestellt und im Aufnahmen-Dashboard angezeigt. Diese Anleitung richtet sich an Administratoren.

Voraussetzungen

Die Gesprächsaufzeichnung ist im Tarif FRANZFON Pro sowie in der Testphase enthalten. Im Free-Tarif siehst du an ihrer Stelle einen Upgrade-Hinweis.
Zum Starten einer Aufnahme im Gespräch wird die FRANZFON-Desktop-App benötigt.

Schritt 1: Aufzeichnung aktivieren

Öffne in der Weboberfläche den Bereich Aufnahmen und dort den Tab Einstellungen.
Schalte die Gesprächsaufzeichnung ein. Beim ersten Einschalten erscheint ein Hinweis zu den rechtlichen Rahmenbedingungen (§ 201 StGB und Datenschutz) und den Konditionen. Bestätige ihn, um fortzufahren.

Die Aufzeichnung ist standardmäßig ausgeschaltet und muss bewusst aktiviert werden.

Schritt 2: Festlegen, wer aufzeichnen darf

Für alle Mitarbeiter: Aktiviere in den Aufnahme-Einstellungen unter „Wer darf aufzeichnen” den Schalter für alle. Dann darf jede Nebenstelle aufzeichnen.
Einzeln pro Mitarbeiter: Lass den Schalter aus und setze stattdessen in der Benutzerverwaltung beim jeweiligen Mitarbeiter den Haken „Gesprächsaufzeichnung erlauben”. Nur diese Mitarbeiter dürfen dann aufzeichnen.

Schritt 3: Einwilligung einstellen

Vor jeder Aufnahme wird die Einwilligung des Gesprächspartners eingeholt. Wähle den Modus:

Aktive Zustimmung: Der Gesprächspartner hört eine Ansage und stimmt durch Drücken der Taste 1 zu. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet.
Nur Ansage: Der Gesprächspartner wird über die Aufzeichnung informiert, danach beginnt die Aufnahme.

Es stehen Standard-Ansagen bereit; du kannst auch eigene Ansagen hochladen.

Schritt 4: KI-Assistent wählen

Lege fest, wie das Protokoll erstellt wird:

Lokal auf der Anlage: in Pro und Testphase unbegrenzt und ohne Datenabfluss. Setzt eine entsprechend ausgestattete Anlage voraus, siehe Lokale KI: Hardware-Voraussetzungen.
Über die FRANZFON-Cloud (Serverstandort Europa): 100 Gratis-Minuten Cloud-Transkription einmalig je Anlage, danach das kostenpflichtige KI-Assistent-Add-on.

Schritt 5: Zustellung und Aufbewahrung

Empfänger des Protokolls: an den jeweiligen Mitarbeiter, an ein zentrales Postfach oder an beide.
Aufbewahrung: Aufnahmen lassen sich automatisch nach 30, 60 oder 90 Tagen löschen, oder du schaltest das automatische Aufräumen aus.

Den belegten Speicherplatz deiner Anlage siehst du unter System > Wartung.