Personalakten: Mitarbeiterdaten zentral und geschützt verwalten

Im Bereich Personal / HR führst du zu jedem Mitarbeiter eine digitale Personalakte mit Stammdaten, Beschäftigungs- und Lohnangaben, inklusive Zugriffsprotokoll und Löschkonzept.

Was ist die Personalakte?

FRANZFON kann zu jedem Benutzer eine digitale Personalakte führen: die Daten, die ein kleiner Betrieb zu seinen Mitarbeitern braucht, an einem Ort auf deiner eigenen Anlage. Die Daten bleiben lokal bei dir und sind im Backup der Anlage enthalten.

Wer darf was?

• Rolle “Personal” und Administratoren pflegen die Akten aller Mitarbeiter im Bereich Personal / HR (über die Start-Seite erreichbar). Die Rolle vergibst du in der Benutzerverwaltung.
• Jeder Mitarbeiter kann unter “Meine Personalakte” in seinem eigenen Bereich die über ihn gespeicherten Daten einsehen, nur lesend, ohne Änderungsmöglichkeit.
• Der Zugriff auf Personalakten erfordert immer die Anmeldung mit dem Web-Passwort des Kontos.

Was steht in der Akte?

Die Akte ist in Abschnitte gegliedert:

• Persönliches: Personalnummer, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit
• Adresse und privater Kontakt: Anschrift, private Telefonnummer und E-Mail
• Beschäftigung: Position, Abteilung, Beschäftigungsart, Vorgesetzte(r) (Auswahl aus den Mitarbeitern), Eintritts- und Austrittsdatum, Befristung, Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche
• Lohn und Steuer: IBAN, Kontoinhaber, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Krankenkasse, Kirchensteuer-Merkmal
• Schwerbehinderung: Grad der Behinderung, Merkzeichen, Gleichstellung
• Notfallkontakt: Name, Telefonnummer und Beziehung einer Kontaktperson

Leere Felder sind in Ordnung, du füllst nur aus, was dein Betrieb braucht.

Das Zugriffsprotokoll

Zu jeder Akte führt FRANZFON automatisch ein Protokoll: wer die Akte wann angesehen, geändert oder gelöscht hat, und auch, wer das Protokoll selbst eingesehen hat. Bei Änderungen werden nur die Namen der geänderten Felder festgehalten, niemals die Inhalte. Das Protokoll siehst du im Bereich Personal / HR direkt unter der jeweiligen Akte.

Löschen und Aufbewahrung

Personalunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Lohn- und Steuerdaten. FRANZFON löscht deshalb nie automatisch:

• Du kannst eine Löschfrist in Monaten nach dem Austrittsdatum einstellen (0 bedeutet aus). Läuft sie ab, markiert FRANZFON die Akte nur als “zur Löschung fällig” und zeigt dir das im Bereich Personal / HR an.
• Gelöscht wird ausschließlich von Hand über den Lösch-Knopf in der Akte, mit einer Sicherheitsabfrage. Prüfe vorher, ob die Aufbewahrungsfristen wirklich abgelaufen sind.

Mitarbeiter verlassen den Betrieb

Ein Benutzer mit Personalakte lässt sich absichtlich nicht löschen, sonst wären auch aufbewahrungspflichtige Daten sofort weg. Der empfohlene Weg beim Austritt: den Benutzer in der Benutzerverwaltung sperren und in der Akte das Austrittsdatum setzen. Die Akte selbst löschst du erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bewusst im Bereich Personal / HR.

Zuletzt aktualisiert: 13. Juli 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel