Mitarbeiter und Nebenstellen verwalten

Mitarbeiter mit eigener Nebenstelle in FRANZFON anlegen, ändern oder löschen - über das Admin-Dashboard.

Was eine Nebenstelle in FRANZFON ist

Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene Nebenstelle (Extension) - eine dreistellige Nummer wie 200, 201, 202 und so weiter. Diese Nebenstelle ist gleichzeitig:

• die interne Rufnummer (Mitarbeiter können sich gegenseitig direkt anrufen)
• der SIP-Benutzername zum Anmelden der FRANZFON-Apps (Desktop-App, Smartphone-App); klassische IP-, DECT- oder WLAN-Telefone bekommen eine eigene Hardware-Anmeldung, siehe Abschnitt “Telefon mit der Nebenstelle verbinden”
• die Identität in der Anrufliste, BLF (Belegtanzeige) und Voicemail

Mitarbeiter anlegen

Im Admin-Bereich unter “Benutzer” findest du die Übersicht aller Mitarbeiter. Über “Neuer Benutzer” legst du einen neuen Eintrag an:

Beim Speichern werden im Hintergrund automatisch:

• ein SIP-Endpoint in Asterisk angelegt
• ein zufälliges, sicheres SIP-Passwort generiert (siehst du im Detail-Dialog des Mitarbeiters)
• der interne Dialplan aktualisiert, damit Anrufe an diese Nebenstelle funktionieren
• eine Voicemail-Box vorbereitet

Telefon mit der Nebenstelle verbinden

Damit ein Mitarbeiter telefonieren kann, braucht er ein Telefon, das sich an seiner Nebenstelle anmeldet. Dafür gibt es drei Wege:

Desktop-App (Windows / Mac): Die FRANZFON-Desktop-App benötigt nur Login-Name und Passwort des Mitarbeiters. Die SIP-Daten werden automatisch über den Wizard bezogen.

Smartphone-App (iOS / Android): Genauso wie die Desktop-App. Nach dem Login meldet sich die App über WebSocket bei FRANZFON an. Push-Benachrichtigungen für eingehende Anrufe sind eingebaut.

IP-Tischtelefon, DECT- oder WLAN-Telefon: Klassische SIP-Telefone (Yealink, Snom, Gigaset und andere) richtest du nicht über den Mitarbeiter ein, sondern unter Geräte. Der Grund: Die App-Anmeldung eines Mitarbeiters nutzt verschlüsselte Sprachdaten, die ein klassisches Telefon nicht verarbeiten kann. Würdest du einfach die Nebenstelle als Benutzernamen ins Telefon eintragen, würde der Anruf zwar durchgestellt, aber nach wenigen Sekunden abbrechen. Tischtelefone bekommen deshalb eine eigene, unverschlüsselte Anmeldung.

So gehst du vor:

1. Öffne Geräte und lege das Telefon an (MAC-Adresse eintragen).
2. Weise das Telefon dem gewünschten Mitarbeiter zu. Es klingelt dann zusammen mit der App des Mitarbeiters unter dessen Nebenstelle.
3. Trage die im Geräte-Detail unter “SIP-Zugangsdaten” angezeigten Werte ins Telefon ein:
   • SIP-Server: IP-Adresse oder Hostname der FRANZFON-Anlage
   • SIP-Port: 5060
   • Transport: UDP
   • SIP-Benutzer: der dort angezeigte Benutzername (er endet auf “-hw”, zum Beispiel 201-hw, und unterscheidet sich bewusst von der reinen Nebenstelle)
   • Passwort: das dort angezeigte SIP-Passwort
   • Medienverschlüsselung (SRTP oder TLS): aus

Soll das Telefon eine eigene Nummer statt der eines Mitarbeiters bekommen, legst du es unter Geräte ohne Benutzer-Zuweisung an. Dann erhält es eine eigene Nebenstelle mit eigenen Zugangsdaten.

Mitarbeiter ändern

Klicke in der Benutzerübersicht auf den Eintrag eines Mitarbeiters. Du kannst Anzeigename, Login-Name und Rolle ändern. Wenn du die Nebenstellen-Nummer eines Mitarbeiters ändern möchtest, ist der einfachste und sauberste Weg: Mitarbeiter löschen und unter der gewünschten Nummer neu anlegen. Damit werden SIP-Endpoint und Dialplan sauber neu erstellt.

Passwort zurücksetzen

Vergisst ein Mitarbeiter sein Login-Passwort, kannst du es als Admin im Detail-Dialog zurücksetzen. Der Mitarbeiter wird beim nächsten Login aufgefordert, ein neues Passwort zu wählen.

Das SIP-Passwort (für das Telefon) wird beim Anlegen einmalig erzeugt. Es bleibt gleich, solange der Mitarbeiter besteht.

Mitarbeiter löschen

Beim Löschen werden:

• der SIP-Endpoint in Asterisk entfernt
• der Mitarbeiter aus dem Dialplan entfernt
• die Voicemail-Nachrichten dieses Mitarbeiters gelöscht
• alle registrierten Geräte (Push-Tokens) abgemeldet

Anrufe an die freigewordene Nebenstellen-Nummer werden anschließend nicht mehr zugestellt.

Wer sieht was?

Standardmäßig ist mindestens ein Admin-Konto angelegt. Lege weitere Admin-Konten nur dann an, wenn mehrere Personen die TK-Anlage verwalten sollen.

Belegt-Anzeige (BLF)

Im Dashboard siehst du den aktuellen Status aller Mitarbeiter in Echtzeit:

• Verfügbar (grün) - Telefon angemeldet, kein aktives Gespräch
• Klingelt (gelb) - gerade eingehender Anruf
• Im Gespräch (rot) - aktuell telefoniert
• Nicht stören (lila) - DND aktiviert
• Offline (grau) - kein Telefon angemeldet

Diese Belegtanzeige (BLF) wird über das Asterisk-Manager-Interface direkt abgegriffen und ist immer aktuell.

Zuletzt aktualisiert: 03. Juni 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel