Anruf-Filter: anonyme Anrufer und unerwünschte Vorwahlen behandeln

Wie ein Administrator eingehende Anrufe nach dem Anrufer behandelt: anonyme Anrufer, bestimmte Vorwahlen oder Einzelnummern, bevor ein Mitarbeiter klingelt.

Mit dem Anruf-Filter behandelt deine FRANZFON-Anlage eingehende Anrufe schon am Eingang, abhängig davon, wer anruft, und das bevor ein Mitarbeiter klingelt. So lassen sich anonyme Anrufer, lästige Vorwahlen oder einzelne Nummern gezielt auf eine Ansage, die Voicemail oder eine Rückfrage leiten. Diese Anleitung richtet sich an Administratoren.

Du findest den Filter in der Weboberfläche unter Anrufweg im Reiter Anruf-Filter.

So funktioniert eine Regel

Eine Regel besteht aus zwei Teilen: wer gefiltert wird und was dann passiert. Die Regeln werden von oben nach unten geprüft, die erste passende greift. Trifft keine Regel zu, läuft der Anruf ganz normal weiter.

Schritt 1: Wer wird gefiltert?

Anonyme Anrufer (unterdrückte Rufnummer)
Eine Vorwahl, zum Beispiel 030 für Berlin
Eine bestimmte Nummer

Schritt 2: Was soll passieren?

Ansage, dann Voicemail: Der Anrufer hört eine Ansage und kann eine Nachricht hinterlassen. Ein Mitarbeiter wird nicht gestört.
Ansage, „die 1 drücken zum Verbinden”, sonst Voicemail: Der Anrufer wird nur durchgestellt, wenn er die 1 drückt. Automatische Wähler landen sonst in der Voicemail, echte Menschen kommen durch.
Ansage, dann auflegen: Eine höfliche Abweisung ohne Voicemail.
Immer durchstellen: Eine Ausnahme, die diese Anrufer trotz weiterer Regeln immer durchlässt.

Schritt 3: Ansage wählen

Zu jeder Regel gehört eine Ansage. Es stehen vier mitgelieferte Standard-Ansagen passend zu den Aktionen bereit (für anonyme Anrufer, für „nicht erreichbar / Voicemail”, für die höfliche Abweisung und für die „die 1 drücken”-Rückfrage). Du kannst stattdessen auch eine eigene Ansage wählen, die du im Reiter Ansagen hochlädst. Mit Anhören spielst du die ausgewählte Ansage vorher zur Kontrolle ab.

Über die Auswahl Automatisch nimmt die Anlage von selbst die passende Standard-Ansage zur gewählten Aktion.

Beispiele

Anonyme Anrufer freundlich abfangen: Regel „Anonyme Anrufer” mit Aktion „Ansage, dann Voicemail”. Der Anrufer wird gebeten, Namen, Anliegen und eine Rückrufnummer zu hinterlassen.
Eine Spam-Vorwahl aussortieren: Regel „Eine Vorwahl” mit der betreffenden Vorwahl und Aktion „Ansage, dann auflegen”.
Verdächtige Vorwahl mit Rückfrage: Regel „Eine Vorwahl” mit Aktion „die 1 drücken zum Verbinden”. Echte Anrufer kommen durch, automatische Wähler nicht.

Reihenfolge und „immer durchstellen”

Da die erste passende Regel greift, kannst du eine wichtige Einzelnummer mit „Immer durchstellen” über eine breitere Vorwahl-Regel setzen, damit dieser Anrufer nicht versehentlich mit gefiltert wird.

Bearbeiten und löschen

Bestehende Regeln änderst du über Bearbeiten in der Liste; der Editor wechselt sichtbar in den Bearbeiten-Modus und zeigt, welche Regel du gerade anpasst. Mit Löschen entfernst du eine Regel wieder. Änderungen greifen sofort für neue Anrufe.