Rollen und der Mitarbeiter-Bereich

Mitarbeitern einen eigenen Web-Zugang geben, Rollen vergeben und Benutzer sperren - der persönliche Bereich für jeden Mitarbeiter.

Worum es geht

FRANZFON kennt jetzt drei Rollen. Damit legst du fest, was ein Benutzer sehen und tun darf, und du kannst deinen Mitarbeitern einen eigenen, schlanken Web-Bereich geben, in dem sie ihre eigenen Anrufe, das Telefonbuch, die Voicemail und mehr sehen, ohne Zugriff auf die Verwaltung der Anlage.

• Administrator: verwaltet die gesamte Anlage (Benutzer, Telefone, Rufgruppen, Anrufwege, Einstellungen und alles Weitere).
• Mitarbeiter: meldet sich im Web an und sieht nur den eigenen Bereich, nicht die Verwaltung.
• Personal: verhält sich zurzeit wie die Rolle Mitarbeiter und ist für die kommende Personalverwaltung vorgesehen.

Was ein Mitarbeiter im Web sieht

Ein Mitarbeiter meldet sich unter derselben Adresse an wie du und landet in seinem eigenen Bereich mit diesen Punkten:

• Dashboard: eine Übersicht mit den eigenen Kennzahlen des Tages, zwei Diagrammen (Anrufrichtung sowie angenommen und verpasst), dem Status der Kollegen und den letzten eigenen Anrufen.
• Meine Anrufe: die eigene Anrufliste mit Suche, Statistik und Diagramm. Ein Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Gespräche, nicht die der Kollegen.
• Telefonbuch: das gemeinsame Telefonbuch der Anlage. Mitarbeiter können Kontakte ansehen, anrufen sowie Kontakte anlegen, bearbeiten und einzeln löschen. Das Löschen aller Kontakte und der Import bleiben dem Administrator vorbehalten.
• Voicemail: die Nachrichten der zentralen Firmen-Mailbox zum Anhören, mit Transkription und Löschen. Die Voicemail-Einstellungen bleiben beim Administrator.
• Fax senden: ein Fax als PDF oder als getippten Text senden, mit einer Liste der eigenen gesendeten Faxe samt Sendebericht. Im Empfänger-Feld schlägt FRANZFON Kontakte vor, bei denen eine Faxnummer hinterlegt ist. Empfangene Faxe und die Fax-Einrichtung bleiben beim Administrator.
• Mein Profil: die eigenen Daten ansehen und bei Bedarf das eigene Passwort ändern.
• Einstellungen: “Nicht stören” ein- und ausschalten.
• Hilfe: ein Hinweis, sich bei Fragen an den Administrator im Betrieb zu wenden.

Eine Rolle vergeben

1. Öffne Benutzer.
2. Beim Anlegen eines neuen Benutzers wählst du unter Rolle die passende Rolle aus. Standard ist “Mitarbeiter”.
3. Bei einem bestehenden Benutzer klickst du auf Bearbeiten und änderst dort die Rolle.

Zur Sicherheit lässt sich der letzte verbleibende Administrator nicht herabstufen, damit sich niemand versehentlich selbst aussperrt.

Passwort der Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter meldet sich mit dem Passwort an, das du beim Anlegen vergibst. Er wird nicht gezwungen, es beim ersten Login zu ändern. Wer möchte, kann sein Passwort jederzeit selbst unter Mein Profil ändern. Das Passwort gilt für die Anmeldung, das Telefon des Mitarbeiters bleibt dabei verbunden.

Einen Benutzer sperren

Willst du einem Benutzer den Zugang vorübergehend entziehen, zum Beispiel bei längerer Abwesenheit:

1. Öffne Benutzer und klicke beim betreffenden Benutzer auf Bearbeiten.
2. Setze den Haken bei Konto gesperrt und speichere.

Ein gesperrter Benutzer kann sich weder im Web noch in der App anmelden, und sein Telefon meldet sich ab. Den Haken wieder zu entfernen gibt den Zugang sofort zurück. Der letzte aktive Administrator lässt sich nicht sperren.

Gut zu wissen

• Mitarbeiter sehen in ihrer Anrufliste bewusst nur die eigenen Gespräche. Die gesamte Anrufliste bleibt dem Administrator vorbehalten.
• Der Administrator sieht in seiner Fax-Liste bei jedem gesendeten Fax, welcher Mitarbeiter es gesendet hat.
• Die Mitarbeiter-Anzahl deines Tarifs gilt auch für den Web-Zugang. Sind nach einem Tarifwechsel mehr Mitarbeiter angelegt, als der Tarif erlaubt, können sich nur die zuerst angelegten Mitarbeiter anmelden, die übrigen erhalten einen entsprechenden Hinweis. Das Telefonieren ist davon nicht betroffen.

Zuletzt aktualisiert: 03. Juli 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel