Kontakte übernehmen (Nextcloud, CSV, vCard, FritzBox)

Telefonbuch nach FRANZFON übernehmen: dauerhaft aus Nextcloud abgleichen oder einmalig aus FritzBox, vCard und CSV importieren. Mit Vorschau, Dubletten-Schutz und Vorlage.

FRANZFON übernimmt dein bestehendes Telefonbuch auf mehreren Wegen. Du findest sie unter Telefonbuch, Knopf Kontakte übernehmen.

Der wichtigste Unterschied steht auf jeder Kachel als Abzeichen:

Dazu kannst du Kontakte jederzeit einzeln von Hand anlegen.

Wozu das Ganze: Ruft jemand an, dessen Nummer im Telefonbuch steht, zeigt FRANZFON den Namen statt der Nummer, auf dem Tischtelefon wie in den Apps.

Nextcloud dauerhaft abgleichen

Das ist der bequemste Weg, wenn du deine Kontakte ohnehin in einer Nextcloud pflegst: Du änderst sie dort, FRANZFON zieht nach. In die Gegenrichtung passiert nichts: Die Anlage liest deine Nextcloud nur, sie kann dort nichts anlegen, ändern oder löschen.

Was du brauchst

• Die Adresse deiner Nextcloud, zum Beispiel https://cloud.beispiel.de
• Deinen Nextcloud-Benutzernamen
• Ein App-Passwort. Das erstellst du in Nextcloud unter Einstellungen, Sicherheit im Abschnitt „Geräte & Sitzungen”. Nimm nicht dein normales Anmeldepasswort: Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung funktioniert nur ein App-Passwort, und du kannst es jederzeit einzeln zurückziehen, ohne dein Konto anzufassen.

Einrichten

1. Telefonbuch, Knopf Kontakte übernehmen, Kachel Nextcloud.
2. Adresse, Benutzername und App-Passwort eintragen, dann Verbindung testen. Das Abzeichen der Kachel wechselt auf Geprüft.
3. FRANZFON zeigt die gefundenen Adressbücher. Wähle eines aus.
4. Du bekommst eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird (siehe nächster Abschnitt).
5. Mit Verbinden und synchronisieren bestätigen. Ab jetzt gleicht die Anlage alle fünf Minuten von selbst ab.

Ob die Verbindung steht, siehst du ohne Klick am Abzeichen der Nextcloud-Kachel: Dort steht dann Aktiv.

Die Vorschau vor dem ersten Abgleich

Bevor FRANZFON irgendetwas speichert, zeigt die Vorschau, was passieren wird. Sie verändert nichts, weder auf der Anlage noch in deiner Nextcloud. Du kannst an dieser Stelle folgenlos abbrechen.

Darunter siehst du an einigen Beispielen, welcher Nextcloud-Kontakt als welcher vorhandene Eintrag erkannt wurde.

Zusammenführen oder getrennt lassen

Hast du Kontakte, die es schon in FRANZFON gibt und ebenso in deiner Nextcloud, entscheidest du hier, was damit geschieht:

• Zusammenführen (Voreinstellung): Der vorhandene Eintrag wird künftig aus Nextcloud gepflegt. Es entsteht keine zweite Zeile. Angaben, die du von Hand ergänzt hast und die Nextcloud nicht liefert, zum Beispiel eine Notiz, bleiben erhalten.
• Getrennt lassen: Beide Einträge bleiben bestehen. Die überschneidenden Kontakte erscheinen dann doppelt im Telefonbuch, und bei einem eingehenden Anruf ist nicht vorhersehbar, welcher der beiden Namen angezeigt wird.

Mehrdeutige Treffer werden nicht geraten. Passt eine Nextcloud-Rufnummer auf mehrere vorhandene Kontakte, legt FRANZFON dafür einen eigenen Nextcloud-Kontakt an, statt sich für einen zu entscheiden. Die Vorschau zählt diese Fälle, damit du sie hinterher gezielt anschauen kannst.

Was du hier wählst, gilt auch für alle späteren Abgleiche.

Was übernommen wird

Name, Firma, alle Rufnummern samt Typ (mobil, geschäftlich, Fax und so weiter), E-Mail, Adresse und Notizen. Kontakte ganz ohne Rufnummer werden übersprungen.

Der Löschschutz

Verschwinden in deiner Nextcloud auf einen Schlag ungewöhnlich viele Kontakte, stoppt FRANZFON den Abgleich und löscht nichts. Ein Versehen in der Cloud, ein fehlgeschlagener Import oder ein falsch gewähltes Adressbuch können deine Kontaktliste auf der Anlage also nicht leeren.

Das gilt auch über mehrere Durchläufe hinweg: Der automatische Abgleich entfernt zwischen zwei von dir bestätigten Ständen nie mehr als die Hälfte der Kontakte, auch nicht schrittweise.

War das Löschen tatsächlich beabsichtigt, hast du zwei Wege:

• Bei kleineren Löschungen: einmal Jetzt synchronisieren klicken. Das gilt als deine Zustimmung, und der neue Stand wird übernommen.
• Wenn mehr als die Hälfte deiner Kontakte weg soll: Verbindung trennen, dabei den Haken übernommene Kontakte von der Anlage löschen setzen, danach neu verbinden. FRANZFON holt dann den aktuellen Stand frisch aus Nextcloud.

Verbindung trennen

Beim Trennen bleiben die übernommenen Kontakte standardmäßig auf der Anlage. Nur wenn du ausdrücklich den Haken setzt, werden sie mit entfernt. Deine manuell angelegten und die aus der FritzBox übernommenen Kontakte bleiben in jedem Fall unberührt, und deine Kontakte in Nextcloud sowieso.

Doppelte Kontakte aufräumen

Auf der Kontakte-Seite erscheint ein Hinweis, sobald mehrere Einträge dieselbe Rufnummer tragen: „X mögliche Dubletten gefunden”. Ein Klick öffnet die Übersicht.

Dort siehst du die Gruppen nebeneinander und wählst aus, welcher Eintrag bleiben soll. Die Rufnummern der anderen wandern zu diesem Kontakt, danach werden die übrigen Einträge entfernt.

Das funktioniert unabhängig von Nextcloud. Doppelte Einträge entstehen zum Beispiel, wenn dieselbe CSV zweimal importiert wurde oder wenn im FritzBox-Telefonbuch schon zwei Einträge für dieselbe Nummer standen.

Welcher Weg passt sonst zu dir?

• FritzBox-Telefonbuch: direkt holen oder in der FritzBox unter Telefonie, Telefonbuch sichern und die .xml-Datei hochladen. Beim Direktabruf werden die Zugangsdaten nur für diesen einen Abruf verwendet und nicht gespeichert. FRANZFON holt dabei alle Telefonbücher der Box.
• iPhone / Apple-Kontakte: als vCard (.vcf) exportieren und hochladen. vCard ist der vollständigste Datei-Weg, auch Anrede, Adresse und Notizen kommen mit.
• Outlook / Google / Excel: als CSV exportieren und hochladen, Details unten.

CSV-Import im Detail

Vorlage

Am einfachsten lädst du unsere fertige Vorlage herunter, füllst sie in Excel und importierst sie: Vorlage herunterladen (franzfon-kontakte-vorlage.csv)

Oder du legst die Datei selbst an (in Excel speicherbar als “CSV UTF-8”):

Vorname;Nachname;Firma;E-Mail-Adresse;Telefon geschäftlich;Mobiltelefon;Telefon privat
Max;Mustermann;Musterfirma GmbH;max@musterfirma.de;030 1234567;0170 1234567;030 7654321
Erika;Beispiel;Beispiel & Partner KG;erika@beispiel.de;089 4455667;0151 2345678;089 7654321
Jürgen;Möller-Lüdenscheidt;Bäckerei Süß;juergen@baeckerei-suess.de;02161 998877;0162 8877665;02161 112233

Du musst nicht alle Spalten füllen: pro Kontakt reicht ein Name (oder eine Firma) plus mindestens eine Rufnummer, leere Zellen sind erlaubt.

Diese Spaltennamen versteht FRANZFON

Damit funktionieren die Standard-Exporte von Outlook und Google Kontakte ohne Nacharbeit: einfach exportieren und die Datei unverändert hochladen. Aus den Spaltennamen erkennt FRANZFON auch den Nummern-Typ (geschäftlich, privat, mobil, Fax), ein Kontakt kann beliebig viele Nummern haben, und die Mobilnummer wird automatisch als bevorzugte Nummer markiert.

Gut zu wissen

• Trennzeichen: Semikolon oder Komma, FRANZFON erkennt es automatisch.
• Umlaute kaputt nach dem Import (Mller statt Müller)? Dann war die Datei nicht UTF-8-kodiert. In Excel beim Speichern “CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)” wählen, in Outlook beim Export ebenfalls die UTF-8-Variante nehmen, dann passt es.
• Duplikate: Der CSV-Import legt immer neue Kontakte an. Wenn du dieselbe Datei zweimal importierst, sind die Kontakte doppelt da. Aufräumen kannst du sie über die Dubletten-Übersicht.
• Grenzen: maximal 20.000 Kontakte pro Import, Dateigröße bis 5 MB.
• Zeilen ohne Namen oder ohne Rufnummer werden übersprungen, der Import zeigt dir hinterher an, wie viele Kontakte übernommen wurden.

Häufige Fragen

Kann ich Nextcloud und die anderen Wege gleichzeitig nutzen? Ja. FRANZFON merkt sich, woher jeder Kontakt stammt. Der Nextcloud-Abgleich fasst ausschließlich die Kontakte an, die er selbst übernommen hat. Deine manuell angelegten, per Datei importierten und aus der FritzBox geholten Kontakte bleiben unberührt.

Werden meine Kontakte in Nextcloud verändert? Nein, unter keinen Umständen. FRANZFON kann auf dem Nextcloud-Server ausschließlich lesen. Ein Kontakt, den du in FRANZFON anlegst, bleibt deshalb auf der Anlage und erscheint nicht in deiner Nextcloud.

In meiner Nextcloud stehen Kontakte, die nur aus einer E-Mail-Adresse bestehen. Kommen die mit? Diese Einträge legt Nextcloud selbst an, in einem eigenen Adressbuch namens „Zuletzt kontaktiert”. Wähle beim Einrichten dein richtiges Adressbuch aus, dann bleiben sie außen vor. Abschalten kannst du das Sammeln in Nextcloud unter Apps, dort heißt die Funktion „Kontaktinteraktion”.

Anmeldung bei Nextcloud schlägt fehl. Prüfe Benutzername und App-Passwort. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung funktioniert das normale Passwort nicht, nur ein App-Passwort.

Meldung „Das Zertifikat ist nicht vertrauenswürdig”. Deine Nextcloud verwendet ein selbst ausgestelltes Zertifikat. Am besten richtest du ein gültiges ein, zum Beispiel über Let’s Encrypt.

Outlook bietet mehrere CSV-Formate an, welches nehme ich? Das Standard-Format (“Kommagetrennte Werte”) funktioniert, auf deutsche wie englische Spaltennamen ist der Import vorbereitet. Wichtig ist nur die UTF-8-Kodierung, falls Umlaute in den Namen vorkommen.

Kommen Adressen und Notizen aus der CSV mit? Nein, der CSV-Import übernimmt Name, Firma, E-Mail und Rufnummern. Wenn du auch Anrede, Adresse und Notizen übernehmen willst, nimm den vCard-Weg (.vcf) oder Nextcloud, beide können das.

Kann ich nachträglich weitere Kontakte importieren? Ja, einfach eine weitere Datei hochladen. Das Verhalten unterscheidet sich je nach Weg: Eine CSV legt immer neue Kontakte an (beachte den Duplikat-Hinweis oben). Eine vCard erkennt bereits importierte Kontakte wieder (z.B. beim erneuten Export vom selben iPhone) und aktualisiert sie, statt sie doppelt anzulegen, von Hand ergänzte Angaben wie Notizen bleiben dabei erhalten. Der FritzBox-Direktabruf gleicht ab: Kontakte, die du früher aus der FritzBox geholt und dort inzwischen gelöscht hast, werden auch in FRANZFON entfernt, manuell angelegte und per CSV importierte Kontakte sind davon nie betroffen.

Wer darf Kontakte übernehmen? Import und Abgleich richtet ein Administrator ein. Das Telefonbuch lesen und einzelne Kontakte pflegen können alle angemeldeten Benutzer.

Zuletzt aktualisiert: 03. August 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel