Geschäftszeiten für eingehende Anrufe festlegen

Mit Geschäftszeiten steuerst du, an welchen Tagen und Uhrzeiten Anrufer eure Telefone erreichen sollen und wann sie auf die Außerhalb-Aktion treffen.

Wann brauchst du Geschäftszeiten?

Ohne Geschäftszeiten klingelt jeder eingehende Anruf rund um die Uhr eure Standard-Rufgruppe an, auch nachts und am Sonntag. Wenn niemand abnimmt, geht der Anruf in die Mailbox.

Mit Geschäftszeiten kannst du zwei verschiedene Verhalten festlegen:

• Innerhalb der Zeiten: die Telefone klingeln wie gewohnt
• Außerhalb der Zeiten: der Anrufer landet sofort in einer anderen Aktion (Mailbox, andere Rufgruppe, externe Nummer oder Auflegen). Das definierst du separat über die Außerhalb-Aktion.

Wo richte ich die Geschäftszeiten ein?

Dashboard, links in der Seitenleiste “Anrufweg” anklicken. Direkt im ersten Tab “Zeiten” findest du oben die Karte “Geschäftszeiten”.

Schritt für Schritt

1. Setze den Haken bei “Geschäftszeiten-Routing aktivieren”. Ohne diesen Haken bleibt die Anlage rund um die Uhr offen.
2. Für jeden Wochentag, an dem ihr erreichbar seid, setze den Haken in der Spalte ganz links.
3. Für jeden aktivierten Tag trage die Start-Uhrzeit und die End-Uhrzeit ein. Beispiel: Montag 08:00 bis 17:00.
4. Tage ohne Haken zählen als komplett geschlossen.
5. Unten auf der Seite auf “Speichern” klicken. Die Anlage übernimmt die Geschäftszeiten sofort.

Häufige Konfigurationen

Eine Mittagspause als zweites Zeitfenster pro Tag ist heute noch nicht möglich. Wenn du das brauchst, hilft dir oft ein Sprachmenü weiter, weil du dann dem Anrufer eine Auswahl anbieten kannst.

Sonntag und Samstag

Auch wenn du Samstag und Sonntag deaktiviert lässt, musst du eine Start- und End-Uhrzeit eintragen. Die Werte werden ignoriert, weil der Haken links fehlt, aber das Formular verlangt eine Eingabe. Default ist 00:00, das passt.

Was passiert außerhalb der Geschäftszeiten?

Außerhalb der eingestellten Zeiten greift die Außerhalb-Aktion direkt darunter auf derselben Seite. Ohne explizite Außerhalb-Aktion landet der Anrufer in der Mailbox. Mehr dazu im Artikel Außerhalb-Aktion wählen.

Feiertage

Die Geschäftszeiten gelten Wochentag für Wochentag. Wenn ein bestimmter Tag zusätzlich ein Feiertag oder Brückentag ist, an dem ihr trotz Wochentag geschlossen seid, trag den Tag in der Karte “Feiertage und Ausnahmetage” darunter ein. Mehr im Artikel Feiertage und Ausnahmetage.

Stolperfallen

Sprachmenü überschreibt Geschäftszeiten. Wenn du im Tab “Sprachmenü” ein DTMF-Menü aktiviert hast, ignoriert die Anlage die Geschäftszeiten. Anrufer hören dann immer das Menü, unabhängig von der Uhrzeit. Wenn du die Geschäftszeiten trotzdem nutzen willst, deaktiviere das Sprachmenü oder baue die Zeitlogik in die Menü-Aktionen ein.

Zeitzonenwechsel. Die Anlage verwendet die System-Zeit. Bei Sommerzeit- und Winterzeit-Umstellung verschieben sich die Geschäftszeiten automatisch mit, sofern das Betriebssystem die Umstellung korrekt mitmacht.

Anrufe genau zur Endzeit. Die Anlage arbeitet beim Geschäftszeit-Vergleich mit Minutenauflösung. Stelle den Wert so ein, wie er stehen soll, wenn der Anrufer noch innerhalb landen darf. Ein paar Minuten Puffer am Anfang und Ende sind erfahrungsgemäß sinnvoll, falls jemand kurz vor knapp anruft.

Wie sehe ich, ob meine Geschäftszeiten greifen?

Im Tab “Anrufverlauf” oder direkt im Live-Test: rufe deine Hauptnummer einmal während der Geschäftszeit und einmal außerhalb an. Die Telefone der Standard-Rufgruppe klingeln nur im ersten Fall. Im zweiten Fall passiert direkt die Außerhalb-Aktion, ohne dass die Rufgruppe klingelt.

Zuletzt aktualisiert: 25. Mai 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel