Konferenzräume einrichten und nutzen

Telefonkonferenzen in FRANZFON: Raum anlegen, per Raumnummer beitreten, PIN und Moderator-Menü nutzen.

Mit FRANZFON telefonierst du mit mehreren Personen gleichzeitig in einem Konferenzraum. Die Funktion ist ab Update 1.5.3 enthalten.

Was ein Konferenzraum ist

Ein Konferenzraum hat eine interne Nummer zwischen 900 und 999. Wer teilnehmen möchte, wählt diese Nummer am Tischtelefon, in der App oder im Browser. In der Desktop-App siehst du alle Räume der Anlage mit Belegung und trittst mit einem Klick bei; die Teilnehmerliste zeigt die App dem Eigentümer, Administratoren und allen, die gerade selbst im Raum sind. Alle Teilnehmer im Raum hören sich gegenseitig. Ein Raum bleibt dauerhaft bestehen, du kannst ihn beliebig oft nutzen.

Raum anlegen

Als Administrator findest du Konferenzräume in der Telefonanlage unter Konferenzen. Jeder Mitarbeiter kann eigene Räume in seinem Bereich unter Konferenzen anlegen und sieht dort nur seine eigenen Räume.

1. Klicke auf Neuer Raum.
2. Vergib einen Namen. Die Raumnummer ist mit der nächsten freien Nummer vorbelegt, du kannst sie ändern. Jeder Mitarbeiter kann bis zu zehn eigene Räume anlegen.
3. Optional trägst du eine Teilnehmer-PIN ein (4 bis 8 Ziffern). Ohne PIN kommt jeder herein, der die Raumnummer kennt.
4. Klicke auf Anlegen. Im Editor kannst du weitere Einstellungen setzen.

Einstellungen je Raum

• Teilnehmer-PIN: Wird beim Beitritt abgefragt. Leer lassen, wenn der Raum ohne PIN erreichbar sein soll.
• Moderator-PIN: Wer diese PIN eingibt, wird Moderator und erhält das Moderator-Menü.
• Höchstzahl Teilnehmer: Voreinstellung 10, einstellbar von 2 bis 50.
• Teilnehmer treten stumm bei: Neue Teilnehmer sind zunächst stumm und schalten sich mit Stern 1 laut.
• Name beim Beitritt ansagen: Jeder Teilnehmer spricht beim Beitritt kurz seinen Namen, die Anlage sagt ihn den anderen an.
• Konferenz endet, wenn der Moderator auflegt: Legt der Moderator auf, werden alle Teilnehmer getrennt.
• Raum aktiv: Ein inaktiver Raum ist nicht erreichbar, bleibt aber gespeichert.

Beitreten

Wähle die Raumnummer, zum Beispiel 900. Ist eine PIN gesetzt, gibst du sie ein und bestätigst mit der Raute-Taste. Nach drei falschen Eingaben beendet die Anlage den Anruf, und von derselben Rufnummer geht es erst nach 15 Minuten wieder. Hat der Raum nur eine Moderator-PIN, drücken Teilnehmer bei der Abfrage einfach die Raute-Taste.

Tasten während der Konferenz

Drücke die Stern-Taste, um das Menü anzusagen. Danach:

Teilnehmer live sehen und den Raum steuern

Öffne den Raum mit Bearbeiten. Unter den Einstellungen siehst du, wer gerade im Raum ist, wer Moderator ist und wer stumm geschaltet ist. Dort kannst du jeden Teilnehmer stumm oder laut schalten oder entfernen, den Raum sperren (dann kommt niemand mehr hinein) und die Konferenz beenden.

Teilnehmer per Anruf dazuholen

Trage im Raum unter Teilnehmer dazuholen eine Durchwahl oder eine externe Rufnummer ein und klicke auf Anrufen und dazuholen. Die Anlage ruft die Nummer an und schaltet die Person nach dem Abheben ohne PIN in den Raum. Ein externer Rückruf belegt einen ausgehenden Kanal deiner FRITZ!Box; einer bleibt immer für normale Gespräche frei, deshalb sind höchstens zwei externe Rückrufe gleichzeitig möglich. Für mehrere Gäste ist die Einladung per Anruf der bessere Weg.

Externe Gäste über den Anrufweg

Damit Gäste von außen anrufen können, richtest du im Anrufweg eine Taste im Sprachmenü mit dem Ziel Konferenz ein. Du wählst dabei entweder einen festen Raum oder lässt den Anrufer die Raumnummer eingeben. Externe Gäste kommen nur mit PIN herein, ein fester Raum braucht deshalb eine Teilnehmer-PIN oder eine Moderator-PIN. Mit Einladung kopieren im Raum bekommst du einen fertigen Text mit Rufnummer, Taste, Raumnummer und PIN für deine Gäste.

Termine planen und einladen

Im Raum unter Termine für diesen Raum klickst du auf Termin planen: Titel, Beginn, Dauer, Erinnerung, Kollegen aus der Liste und externe Gäste per E-Mail-Adresse. Mit dem Anlegen verschickt FRANZFON die Einladung per E-Mail mit Kalenderanhang; sie enthält die Raumnummer, die vollständige Rufnummer der Anlage als Wähl-Link samt Taste für Gäste von außen und die PIN. Die Ortsvorwahl dafür übernimmt FRANZFON beim Verbinden von der FRITZ!Box; du kannst sie unter Einstellungen > Firma auch selbst eintragen. Kollegen ohne hinterlegte E-Mail-Adresse bekommen keine Mail, du kannst die Einladung jederzeit erneut senden. Vor Beginn erinnert die Anlage alle Teilnehmer per E-Mail, Kollegen zusätzlich in der Desktop-App. Anstehende Termine siehst du auf dem Dashboard und im eigenen Bereich. Voraussetzung ist ein eingerichteter E-Mail-Versand unter Einstellungen.

Zuletzt aktualisiert: 06. September 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel