Rufgruppen anlegen und verwalten

Bündle Telefone zu benannten Klingelgruppen wie Vertrieb oder Support. Die Standard-Gruppe nimmt eingehende Anrufe entgegen.

Was ist eine Rufgruppe?

Eine Rufgruppe ist eine benannte Sammlung von Telefonen, die gemeinsam klingeln, wenn eine bestimmte Aktion ausgelöst wird. Beispiele: “Vertrieb”, “Support”, “Empfang”, “Bereitschafts-Team”.

Mit Rufgruppen kannst du:

• Eingehende Anrufe gezielt an ein bestimmtes Team leiten (statt an alle)
• Verschiedene Teams für verschiedene Tageszeiten oder Sprachmenü-Optionen hinterlegen
• Eine Standard-Gruppe definieren, die bei normalen eingehenden Anrufen angeklingelt wird

Standard-Rufgruppe

Direkt nach Installation gibt es eine Standard-Rufgruppe namens “Zentrale” mit allen aktiven Mitarbeitern als Mitglieder. Diese Gruppe ist die Antwort der Anlage auf einen normalen eingehenden Anruf während der Geschäftszeiten.

Du kannst die Standard-Gruppe umbenennen, ihre Mitglieder ändern oder eine ganz andere Gruppe zur Standard-Gruppe machen.

Wo verwalte ich Rufgruppen?

Dashboard, links in der Seitenleiste auf “Rufgruppen”. Du siehst eine Übersicht aller bestehenden Gruppen als Karten. Die Standard-Gruppe ist mit einem Hinweis markiert.

Neue Rufgruppe anlegen

1. Klick oben rechts auf ”+ Neue Rufgruppe”.
2. Im sich öffnenden Fenster trägst du den Namen ein (Pflicht, zum Beispiel “Vertrieb”).
3. Optional kannst du eine Beschreibung ergänzen, die später in der Karten- Ansicht zu sehen ist.
4. Klick auf “Anlegen”.
5. Die Gruppe erscheint sofort in der Übersicht, und der Editor zur Mitglieder- Auswahl öffnet sich automatisch.

Mitglieder einer Rufgruppe festlegen

Im Editor-Bereich (öffnet sich nach Klick auf “Bearbeiten” einer Karte oder direkt nach dem Anlegen) siehst du alle verfügbaren Telefone als kleine Karten. Pro Karte: Name, Nebenstelle und ein Hinweis-Schild “Benutzer” oder “Telefon”.

1. Klick auf eine Karte, um sie als Mitglied auszuwählen. Ausgewählte Karten werden farblich hervorgehoben.
2. Klick auf eine bereits ausgewählte Karte, um sie wieder zu entfernen.
3. Unten den “Speichern”-Button drücken.
4. Die Karte in der Übersicht aktualisiert sich und zeigt die neue Mitglieder- Zahl.

Wenn du beim Schließen des Editors noch nicht gespeichert hast, bekommst du eine Warnung “Deine Änderungen werden verworfen”.

Was ist der Unterschied zwischen Benutzer und Telefon?

Im Mitglieder-Editor unterscheidet die Anlage zwei Arten von Klingel-Zielen:

Beide funktionieren gleich gut als Rufgruppen-Mitglied. Du musst nicht nachdenken, sondern wählst einfach die Karte, deren Name oder Nebenstelle zum Ziel passt.

Standard-Rufgruppe wechseln

Wenn du eine andere Gruppe als Standard möchtest (zum Beispiel “Empfang” statt “Zentrale”):

1. Auf der Karte der gewünschten Gruppe auf “Als Standard” klicken (dieser Button ist bei der aktuellen Standard-Gruppe ausgeblendet).
2. Im Bestätigungs-Dialog “OK” wählen.
3. Die Anlage übernimmt die neue Standard-Gruppe und passt den Anrufweg an.

Eingehende Anrufe klingeln ab sofort in der neuen Standard-Gruppe (sofern der Anrufweg nicht über Sprachmenü oder Außerhalb-Aktion auf eine andere Gruppe zeigt).

Wichtig: wenn dein Anrufweg explizit eine bestimmte Rufgruppe in einem Sprachmenü oder einer Außerhalb-Aktion nutzt, ändert sich an diesem Anrufweg nichts. Die Standard-Gruppe wirkt nur dort, wo der Anrufweg keine andere Gruppe vorgibt.

Rufgruppe umbenennen oder Beschreibung ändern

1. Auf der Karte auf “Bearbeiten” klicken.
2. Oben im Editor Name oder Beschreibung anpassen.
3. Speichern.

Rufgruppe löschen

1. Auf der Karte auf “Löschen” klicken.
2. Im Bestätigungs-Dialog “OK” wählen.

Eine Gruppe kann nicht gelöscht werden, wenn

• sie die aktuelle Standard-Gruppe ist (vorher eine andere Gruppe als Standard setzen) oder
• sie noch in einem Anrufweg verwendet wird (Sprachmenü-Option oder Außerhalb-Aktion zeigt darauf).

Im zweiten Fall zeigt die Anlage dir die Anzahl der Anrufweg-Stellen, in denen die Gruppe noch verwendet wird. Du musst diese Stellen dann selbst im Anrufweg-Editor suchen (im Tab “Sprachmenü” oder bei der Außerhalb-Aktion) und durch eine andere Gruppe ersetzen, bevor das Löschen klappt.

Stolperfallen

Leere Rufgruppe. Eine Gruppe ohne Mitglieder lässt sich speichern, aber sie ist sinnlos: ein Anruf an diese Gruppe lässt niemanden klingeln und landet sofort in der Mailbox. Prüfe nach dem Anlegen, dass mindestens ein Mitglied ausgewählt ist.

Zu viele parallele Klingler. Wenn du sehr viele Mitglieder in eine Gruppe nimmst (mehr als 10), kann das in Verbindung mit Push-Benachrichtigung an Smartphones zu Verzögerungen führen. Halte Gruppen so klein wie möglich für ihren Zweck.

Doppelte Nebenstellen. Jede Nebenstelle kann nur einmal pro Gruppe gewählt werden. In mehreren Gruppen gleichzeitig ist dieselbe Nebenstelle aber erlaubt.

Klingelzeit. Eine Rufgruppe klingelt rund 20 bis 25 Sekunden (je nach Gruppe als Hintergrund-Wert hinterlegt), dann geht der Anruf in die Mailbox oder die im Anrufweg festgelegte Folgeaktion. Ein Edit-Feld für die Klingelzeit gibt es im UI heute nicht.

Wo werden Rufgruppen verwendet?

Eine Rufgruppe taucht in drei Stellen im Anrufweg-Editor auf:

• Als Standard-Gruppe, die bei normalen eingehenden Anrufen während der Geschäftszeiten klingelt
• Als Auswahl-Option in der Außerhalb-Aktion (zum Beispiel “Außerhalb der Geschäftszeiten an Bereitschafts-Team weiterleiten”)
• Als Ziel einer Sprachmenü-Option (zum Beispiel “Drücke 1 für Vertrieb”)

Mehr dazu im Artikel Anrufweg-Editor und seinen Unterartikeln.

Zuletzt aktualisiert: 25. Mai 2026 · Autor: IAP-IT, Viktor Weizel